Obieg faktur to jeden z najważniejszych, ale jednocześnie najbardziej problematycznych procesów w każdej firmie. Ręczne wprowadzanie danych, ich weryfikacja i przekazywanie między działami często prowadzi do opóźnień i błędów. Zamiast marnować czas na ręczną pracę, warto postawić na automatyzację.
Oto 5 kluczowych kroków, które pozwolą ci usprawnić obieg faktur w firmie, opierając się na nowoczesnych narzędziach takich jak TotalGrant.
Krok 1: Scentralizuj proces – koniec z rozproszonymi dokumentami
Pierwszym i najważniejszym krokiem jest zebranie wszystkich faktur w jednym miejscu. Koniec z dokumentami rozsianymi po skrzynkach e-mail, dyskach sieciowych czy biurkach pracowników. Wykorzystaj platformę, która automatycznie gromadzi wszystkie faktury, niezależnie od tego, czy przychodzą w formie cyfrowej, czy papierowej. TotalGrant pozwala na przesłanie ich do jednego systemu, dzięki czemu zyskujesz pełną kontrolę i przejrzystość.
Krok 2: Użyj AI do automatycznego opisu i kategoryzacji
Ręczne opisywanie faktur to strata czasu. Dzięki AI i modelom LLM, TotalGrant automatycznie rozpoznaje i opisuje każdy dokument finansowy. System potrafi odczytać kluczowe dane, takie jak numer faktury, kontrahent, data czy kwota. Następnie przypisuje im odpowiednie metadane, co umożliwia ich łatwe wyszukiwanie i kategoryzację. Możesz też tworzyć własne pola opisowe, aby dostosować system do specyfiki twojej firmy.
Krok 3: Stwórz jasny system weryfikacji i akceptacji
Gdy faktura jest już w systemie, musi przejść przez proces weryfikacji i akceptacji. Zamiast przekazywać ją e-mailem, użyj platformy z wbudowanym workflow. TotalGrant umożliwia przypisywanie dokumentów do odpowiednich osób, a każda zmiana jest rejestrowana w audyt logu. Dzięki temu zawsze wiesz, na jakim etapie jest faktura i kto jest za nią odpowiedzialny.
Krok 4: Wprowadź automatyczne powiadomienia i przypomnienia
Ludzie zapominają, a system – nie. Skonfiguruj automatyczne powiadomienia, które przypomną pracownikom o konieczności akceptacji lub dalszego działania z fakturą. TotalGrant pozwala na ustalanie terminów i wysyłanie przypomnień, co znacznie przyspiesza proces i minimalizuje ryzyko opóźnień płatności.
Krok 5: Zintegruj z systemami księgowymi
Najważniejszym celem jest płynna integracja z twoimi systemami finansowymi. Dzięki TotalGrant możesz eksportować dane w sposób zautomatyzowany. To eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych do programów księgowych, zmniejszając ryzyko błędów i oszczędzając cenny czas działu finansowego. Nasze moduły Premium umożliwiają złożone integracje z systemami ERP i API.
Wdrożenie tych 5 kroków w oparciu o TotalGrant pomoże ci uporządkować i zautomatyzować proces obiegu faktur, skracając czas wyszukiwania informacji, minimalizując pracę ręczną oraz wspierając zgodność z przepisami. To inwestycja, która zwiększa efektywność i pozwala skupić się na rozwoju firmy, a nie na walce z dokumentami.