Współczesne firmy polegają na nieustannym przepływie informacji. Dokumenty są sercem każdego biznesu, jednak ich chaotyczne zarządzanie – rozproszone na dyskach, w e-mailach i na komputerach pracowników – prowadzi do opóźnień, błędów i naruszeń. Tradycyjne metody porządkowania dokumentów okazują się niewystarczające, a ich ręczne opisywanie jest czasochłonne i mało efektywne. W odpowiedzi na te wyzwania, coraz więcej firm sięga po rozwiązania, które wykorzystują sztuczną inteligencję (AI) i modele dużych języków (LLM), aby usprawnić i zautomatyzować zarządzanie dokumentami.
Rewolucja w opisie i wyszukiwaniu
Tradycyjny obieg dokumentów wymaga ręcznego opisywania każdego pliku, co jest czasochłonne i podatne na pomyłki. Dzięki połączeniu zaawansowanego optycznego rozpoznawania znaków (OCR) oraz lokalnie hostowanych modeli LLM, TotalGrant automatycznie rozpoznaje i opisuje dowolny dokument – od faktur i umów po instrukcje czy artykuły.
Jak to działa? Po przesłaniu pliku, system odczytuje jego treść i metadane, a następnie przypisuje odpowiednie tagi i kategorie. Co więcej, możecie tworzyć własne pola opisowe, takie jak data, waluta czy typ dokumentu, co pozwala na pełne dostosowanie klasyfikacji do potrzeb waszej organizacji.
Tak opisane dokumenty stają się łatwo dostępne. Wbudowana wyszukiwarka przeszukuje zarówno ich treść, jak i metadane, zapewniając natychmiastowy dostęp do potrzebnych plików. Koniec z przeszukiwaniem folderów – teraz wystarczy wpisać słowo kluczowe.
Bezpieczeństwo danych na pierwszym miejscu
Wiele firm obawia się przesyłania wrażliwych danych, takich jak dokumenty finansowe czy HR-owe, do zewnętrznych usług AI. TotalGrant rozwiązuje ten problem, chroniąc dane za pomocą szyfrowania i lokalnego przetwarzania AI. Oznacza to, że wrażliwe informacje nie są wysyłane poza wasze środowisko, co eliminuje ryzyko ich wycieku i zapewnia zgodność z rygorystycznymi wymogami, takimi jak RODO. Dodatkowo, dane poszczególnych organizacji są rozdzielone, co gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa.
Od chaosu do pełnej kontroli
Automatyzacja obiegu dokumentów to coś więcej niż tylko porządek. Zastosowanie AI i LLM umożliwia:
- Zminimalizowanie pracy ręcznej i przyspieszenie procesów biznesowych.
- Skrócenie czasu wyszukiwania informacji, co bezpośrednio przekłada się na oszczędność.
- Zgodność z przepisami, dzięki pełnemu audytowi zmian i granularnemu systemowi ról.
To właśnie połączenie zaawansowanej technologii z naciskiem na bezpieczeństwo i pełną kontrolę sprawia, że TotalGrant jest rozwiązaniem, które porządkuje i automatyzuje zarządzanie dokumentami, niezależnie od ich rodzaju i wolumenu. Innymi słowy, AI nie tylko pomaga w zarządzaniu dokumentami – ono redefiniuje sposób, w jaki firmy działają.
Jakie dokumenty w Twojej firmie mogłyby zostać zautomatyzowane dzięki AI?